In data lunedì 14 aprile 2008, alle ore 21:25 si riunisce il comitato organizzativo dell’Associazione “Valconnessa” per discutere il seguente Ordine del Giorno:
- Relazione sulle modalità di avanzamento per la richiesta patrocini e contributi dell’iniziativa;
- Necessità di distribuire il materiale dell’Associazione a tutti i membri della stessa;
- Relazione e proposte per la gestione dell’ufficio stampa dell’Associazione;
- Precisazione del programma della festa iniziale;
- Varie ed eventuali.
Sono presenti Pierpaolo Catini, Matteo Caglioni, Elena Peracchi, Mino Cavalli, Paolo Pasini, Martina, Paolo, Luca, Andrea.
La riunione viene aperta dal Presidente dell’Associazione che illustra quanto finora fatto per la ricerca dei patrocini e dei contributi. Afferma che l’Amministrazione Comunale di Nembro ha ipotizzato la sua disponibilità per la concessione del patrocinio e di un piccolo contributo per il sostenimento delle spese della rassegna, puntualizzando però che in caso di eventi che richiamino in qualche modo partiti o realtà politiche ne sarebbe impossibilitata a priori. Al contrario Albino, visto e considerato che “Young ‘N Town”, la storica manifestazione inserita in “Valconnessa” e che si svolge sul suo territorio, è stata da sempre appoggiata da movimenti filo-partitici, ha esposto le sue perplessità sulla concessione del patrocinio. In ogni caso Pierpaolo sottolinea il bisogno di documenti formali necessari per la richiesta di qualsiasi contributo e patrocinio: segue quindi la lettura della missiva, standard che sarà utilizzato da tutti i componenti dell’Associazione a questo scopo e di cui si allega copia. Tutte le richieste dovranno essere firmate dal Presidente, che delegherà poi un rappresentante dell’Associazione o un referente di una manifestazione a sostenere colloqui o contatti. La Comunità Montana, che ha già concesso il suo patrocinio, elargirà all’Associazione un contributo.
Nel frattempo Arriva Luca Angioletti.
Luca chiede se avere il patrocinio di Albino potrebbe comportare anche l’utilizzo gratuito della palestra e Pierpaolo sostiene che potrebbe essere una richiesta presa in considerazione, ma solo nel caso in cui l’amministrazione decidesse di dare il patrocinio. A questo proposito, elemento di convincimento potrebbe essere rappresentato dal fatto che moltissimi dei comuni della Comunità Montana della Valle Seriana hanno deliberato in questo senso, a dimostrazione della validità della proposta.
Andrea interviene quindi chiedendo di anticipare la discussione per quanto concerne il programma di Ranica perché deve assentarsi anzitempo.
Viene quindi dichiarato da Andrea e Matteo che il comune, nel caso in cui decidesse di dare il patrocinio all’iniziativa, metterebbe a disposizione una struttura fissa che abolirebbe la maggior parte delle spese. Matteo aggiunge poi che per la manifestazione ha già trovato due sponsor, il ristorante “La Botte” di Gazzaniga e la Cooperativa Sociale “Totem” di Albino. Si sottolinea come sia necessario ed urgente premere affinché l’amministrazione prenda una decisione in merito, in relazione al bisogno di stampare al più presto il materiale pubblicitario da distribuire in tutta la zona. Andrea si impegna allora, una volta che gli verrà consegnato tutto il materiale necessario, a prendere appuntamento con l’assessore di riferimento e poi di chiedere di essere invitati, in qualità di Associazione, alla più vicina riunione di Giunta. Il programma prevederà l’esibizione di tre o quattro gruppi, a seconda dell’inserimento o meno all’interno della giornata della proiezione di un filmato per spezzare le parti musicali. Sono state contattate due Associazioni disposte ad animare la giornata: Pro Cernobyl, alla quale sarà concesso il permesso di inserire all’interno della manifestazione un proprio spazio espositivo, e il gruppo Zanni, che si occuperà dell’animazione ai bambini. C’è la possibilità di avere anche alcuni musicisti del corpo musicale cittadino ad animare il pomeriggio. I turni del bar sono già stati coperti.
A questo proposito si solleva il problema riportato al secondo punto dell’Ordine del Giorno, che viene subito risolto pensando di distribuire a tutti i componenti dell’Associazione copia cartaceo dello statuto, oltre che di inserire gli stessi documenti sul blog, attualmente unica finestra divulgativa di Valconnessa. Si decide poi di inserire anche i verbali dell’Associazione sullo stesso strumento.
Pierpaolo rimarca come sia necessario stilare una serie di pacchetti da proporre ai papabili sponsor e si impegna ad inviare il materiale, non appena pronto, a tutti i componenti dell’Associazione affinché li possano valutare e proporre ai rispettivi contatti.
Viene approvata da tutti l’idea di non svendere la pubblicità fornita da Valconnessa, in quanto evento di grande portata che coinvolge principalmente i giovani di tutta la Valle.
Vengono quindi nominati alcuni esempi di sponsor che potrebbero elargire grandi cifre: le banche, l’Esselunga, Fassi, le Concessionarie, Persico, sono alcuni esempi di aziende sul territorio potenzialmente interessate al target dei partecipanti agli eventi ed alla diffusione della rassegna.
Il costo di stampa dei volantini sarà invece probabilmente coperto dal CSV.
Per quanto riguarda invece la 24 ore di calcio si sta attendendo risposta dal CSI: anche in questo caso i turni al bar della struttura sarebbero coperti.
A questo punto Luca, Paolo, Martina, Andrea ed Angioletti se ne vanno, mentre arriva Luciano Carrara.
Si discute della possibilità di chiedere alla SIAE un pagamento forfetario, un conguaglio finale per il pagamento delle tasse di tutte le feste. Ci si impegna ad informarsi a proposito. Inoltre vengono evidenziati alcuni fornitori cui chiedere un preventivo per la distribuzione della birra e di quanto necessario per i settori bar di ogni manifestazione: un’azienda che mette a disposizione posate e bicchieri biodegradabili e la birreria Anesa. Ci si aggiorna per questo alla prossima riunione.
Si passa quindi alla parte legata alla divulgazione tramite stampa. Viene evidenziata da Elena la necessità di indire una conferenza stampa a due settimane dall’inizio della rassegna. Si dovranno pertanto inviare inviti stampa a tutti gli amministratori locali, della Comunità Montana, della Provincia, di Associazioni e gruppi interessati all’argomento, per presentare a 360° il progetto. Si pensa quindi di chiedere alla Comunità Montana la possibilità di usufruire della loro sala per venerdì 9 maggio alle 10:30. Dovranno essere presenti alcuni rappresentanti dell’Associazione e il CSV. In quest’occasione sarà distribuita a tutti una cartella stampa contenente le presentazioni delle varie manifestazioni, delle realtà e dei gruppi organizzatori, foto e video.
Inoltre si discute della possibilità di inserire pubblicità a pagamento sui mezzi di comunicazione provinciali: emerge la tendenza a prediligere mezzi cartacei a quelli radiofonici o televisivi, in quanto la produzione di materiale risulterebbe più semplice. Elena si impegna a cercare quanti più preventivi possibili, prendendo in considerazione le proposte emerse, che tendono a voler fare pubblicità al di fuori del territorio valligiano.
La riunione si chiude alle 22:45. Si aggiorna a lunedì 21 aprile 2008.
